No esperes más

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Una de las claves del éxito es hacer lo que hay que hacer. Que fácil, no?.

¿Sabes cuál es el promedio de intentos que se realizan antes de abandonar un proyecto?

La respuesta es muy interesante: menos de 1. Esto quiere decir que la gran mayoría de las ideas ni siquiera se intentan un sola vez!

¿Sabes tú cuál es el objetivo buscado? ¿Conoces las tareas necesarias para llegar a ello? ¿Las tienes escritas? ¿Hay alguna de esas tareas que deberías haber comenzado y no lo has hecho? ¿Cuál es el motivo?

Con esta última pregunta, generalmente vienen las excusas que uno mismo se inventa para justificarse ante sí mismo y ante los demás. ¿Sabes cuáles son las cosas que NO les gusta hacer a las personas que están teniendo éxito en sus vidas?

Esta respuesta también es interesante, ya que son exactamente las cosas que nadie les gusta hacer, pero la diferencia es que ellos las hacen. ¿A quien le gusta hacer la declaración de la renta? Es un fastidio, en engorroso y además es para soltar dinero (aunque en algunos casos logras que te devuelvan un dinero que pagaste anteriormente), pero cuanto antes salgas de eso antes te lo quitarás de la cabeza y podrás pensar en cosas más productivas.

Tu objetivo como profesional es recibir dinero a cambio de tu tiempo, bueno, de las actividades que realizas en tu tiempo. Entre esas actividades existen algunas entretenidas y otras sumamente aburridas o desagradables. Todas tienes que hacerlas, así que sal de las menos atractivas primero y luego te dedicas a las agradables, para acabar el día feliz.

Mientras más cosas seas capaz de hacer, más cosas (responsabilidad) te será asignada, más valor estarás generando para tu compañía y más podrás ganar.

Como dice Brian Tracy, “cómete ese sapo” al comienzo, y todo lo que sigue será mejor. Y si hay varios sapos, comienza por el más feo.

Primero lo primero

Los comentarios que incluyo se basan en mi lectura del libro de Steven Covey "First things first". No pretendo que sea un resumen completo del libro, pero si ilustrar la idea central.

Lo primero es diferenciar lo que es importante de lo que es urgente. No es lo mismo. Un teléfono sonando requiere ser atendido, por lo que se puede considerar como urgente, pero no es necesariamente importante. Por otro lado, el asistir a un evento escolar de tu hijo es importante, pero no necesariamente urgente. ¿Serías capaz de clasificar las actividades que realizas en un día en relación a estos dos parámetros?

Si creas una lista de todas las actividades que haces en un día y las clasificas en función de su urgencia y su importancia obtendrás un resultado interesante.

Luego colócalas en un cuadrante como el siguiente:


Las actividades que se encuentran en el cuadrante I representan actividades relacionadas con crisis, problemas, "fuegos que apagar", fechas límites de proyectos, reuniones, etc. En muchas ocasiones nuestras vidas son controladas por estas actividades y no nos dejan tiempo para nada más.

En el cuadrante II se encuentran actividades que nos ayudan a prepararnos y prevenir problemas futuros. Son actividades como la planificación, establecimiento de relaciones, preparación y actividades familiares.

El cuadrante III contiene actividades que generalmente frenan nuestra productividad. Son llamadas de teléfono que te distraen de tus actividades, reuniones a las que tienes que asistir y que no tienen nada que ver con lo que tienes que hacer, algunas actividades populares que no te aportan nada.

Finalmente, el cuadrante IV son actividades realmente inútiles, tareas que no aportan nada a tu vida profesional ni personal. Ver correos basura, no hacer nada, juegos tontos en internet, etc.

Con esto no quiero decir que uno no debe jugar en internet. En algunos momentos es necesario romper con la actividad y relajarse, y para algunas personas jugar en internet cumple con ese cometido, digamos que es importante para ese momento, por lo que entraría en otro cuadrante... pero no te engañes mucho.

Para poder calificar correctamente las actividades que realizas y que debes realizar, debes tener siempre en mente cual es tu objetivo, que es lo que estás buscando.

En el libro se cuenta una historia de un profesor que llega a clase con un envase grande de cristal. El profesor saca de un cajón unas cuantas piedras grandes y las coloca sobre la mesa y comienza a meterlas, una a una en el tarro. Cuando las piedras llegan al tope, entonces le pregunta a los niños si el envase está lleno, a lo que los alumnos responden todos al unísono que si.

Entonces el profesor saca una bolsa con unas piedras más pequeñas y las va metiendo en el envase. Estas piedras más pequeñas se meten entre los espacios que dejaron las piedras grandes y van llenando el envase. Al final, el profesor repite la pregunta y los niños, dudando un poco, responden que si.

A continuación, el profesor saca una bolsa de arena y repite el procedimiento. La arena se cuela entre los espacios, llenándolos completamente. El profesor repite la pregunta pero los alumnos no saben que responder, incluso algunos dicen que no esta lleno.

Efectívamente, dice el profesor, y saca una jarra de agua, vertiendo su contenido en el tarro.

El profesor entonces explica que las piedras grandes son las cosas importantes de la vida, las cosas que realmente nos gustan y deseamos. y que los demás elementos van representando respectivamente las cosas de menor importancia. La conclusión es que debemos asignar nuestro tiempo a las tareas que son realmente importantes para nosotros, que las otras actividades encontran su espacio. Si se metieran los ingrediente en orden inverso, nunca podrías introducir las actividades importantes.

Lo ideal sería que la mayor parte de nuestro tiempo lo dedicáramos a actividades del cuadrante II, ya que ese es el cuadrante de la calidad, de la mejora. Esas son las piedras grandes de nuestro ejemplo. Es importante dejar tiempo también para las otras actividades, ya que sabes que ocurrirán.

Nunca llenes completamente tu agenda. ¿Cuál debería ser la proporción entre los tiempos asignados a cada tipo de actividad? Eso es algo que tendrás que descubrir por ti mismo, la propia experiencia te irá indicando como estructurar tu tiempo, pero primero debes hacer los primero.

Una cosa más, piensa que muchas de las actividades del cuadrante I estuvieron en un momento dado en el cuadrante II.

Las listas

No se si te has dado cuenta que todos los pilotos, incluso los que tienen muchas horas de vuelo, realizan un chequeo de los instrumentos del avión. Ellos tienen una lista con todas las cosas que debe verificar. Si le piensas un poco te darás cuenta que es obvio que lo hagan, ya que saben que su vida depende de ello.

¿Harías tu lo mismo si tu futuro dependiera de ello?

El proceso de aprendizaje pasa por distintas etapas. En muchos casos, al comienzo uno es inconscientemente incapaz. Esto quiere decir que uno no sabe que no puede. El mejor ejemplo es un niño que desea conducir un coche.Ese niño no sabe que no puede.

El siguiente paso es conscientemente incapaz. Esto es cuando uno se da cuenta que la cosa no es tan fácil. Una persona que nunca ha jugado al golf puede llegar a pensar que es muy sencillo darle a la pelota con el palo... hasta que lo intenta. Es entonces cuando uno se da cuenta que requiere cierto entrenamiento para lograrlo.

Después de la formación adecuada se alcanza el estado de conscientemente capaz. En esta etapa la persona tiene que pensar en cada momento lo que tiene que hacer. El conductor novel, al conducir piensa cada uno de sus pasos: cuando las revoluciones del motor llegan a cierto nivel, hay que aflojar el acelerador, pisar el embrague, realizar el cambio, ir soltando el embrague y al mismo momento acelerar.

Finalmente llegamos al punto en el que la persona es conscientemente capaz. La persona no tiene que pensar en cada uno de los pasos, simplemente los hace de forma instintiva, como el respirar.

Esta última etapa es muy peligrosa, ya que uno se confía. Es en esta fase que el conductor experimentado se dedica a realizar otras cosas mientras conduce y ocurren los accidentes. Es en estos momentos que los golfistas van adquiriendo malos hábitos y se empieza a torcer el recorrido de la bola. Es en esos momentos en los que el manager deja de ponerle atención a los pequeños detalles y surgen los grandes problemas.

Es en esos momentos que es importante dar un paso para atrás y hacerse una lista, por escrito, de las cosas que hay que hacer. Esas listas te permiten mantenerte atento a lo que es importante. Son esas listas las que te ayudan a realizar primero lo primero.

Una práctica muy extendida es preparar una lista de las cosas que vas a lograr en el año. Mucha gente, al final de año, se comprometen a alcanzar ciertos hitos en el nuevo año: dejar de fumar, bajar de peso, hacer esto o aquello. Lo gracioso es que la gran mayoría de esos compromisos son los mismo que asumió el año pasado. Esto ocurre generalmente por que no la ha hecho por escrito y porque no se ha sentido motivado a hacerlo. Por supuesto que si hablas con esas personas te expondrán una enorme lista de razones por las que no pudo alcanzar su objetivo. Pero esas razones no son más que escusas.

La forma efectiva de alcanzar esos objetivos es, primero, ponerlo por escrito, cuantificarlo y redactarlo en presente y primera persona. En lugar de escribir "Este nuevo año voy a bajar de peso" se debería escribir "YO peso XX Kilos". El siguiente paso es leer esa lista cada vez que puedas. Aunque muchos piensen que esto es una tontería, la base de la efectividad de este método es que es el subconsciente el actúa. El subconsciente no entiende de tiempo y si le alimentas continuamente con esos mensajes, al comienzo el subconsciente se reirá de ti y te dirá "pero que dices, si tu eres una bola de grasa... pesar XX, imposible, tu eres un gordo, tu tienes problemas de tiroides, tu tienes el esqueleto pesado... etc". Pero si le repites, todos los días que tu pesas XX kilos, al final, el subconsciente dirá "de acuerdo" y las cosas irán mejorando.

El alcance de las lista debería referirse a plazos más cortos. Adicionalmente a la lista anual, deberías tener una lista semestral, trimestral, mensual, semanal e incluso diaria.

Si le preguntas a una persona en la mañana: "¿que vas a hacer hoy?", en la gran mayoría de los casos recibirás la respuesta "No lo se! Cuando llegue a la oficina te lo diré.". Obviamente uno no sabe las cosas que ocurrirán durante el día. Si eres un bombero no tienes forma de saber si habrá un incendio... entonces ¿que harás todo el día?¿Quedarte sentado esperando que te llamen? ¿No te das cuenta de la cantidad de horas que perderás?. Es entonces cuando te responden: "Ya veré que hacer!" o "Algo haré".

Con estos ejemplos quiero decir que no necesariamente tienes que listar todas las cosas que harás en el día, pero que deberías tener una lista de actividades que te vayan acercando a las metas de la semana, a las del mes, a las del trimestres... a las del año... a las de tu vida!

Puedes tener un objetivo de leer un libro a la semana, un libro relacionado con un aspecto de tu vida que deseas mejorar, por ejemplo un libro sobre el Management, o sobre tecnología. Para alcanzar ese objetivo debes tener un objetivo diario de leer X páginas al día.

Partiendo de tus objetivos a largo plazo, debes llegar a los hitos intermedios y de allí a las actividades a medio plazo y finalmente a las tareas diarias. Planifica tu futuro.

Algo que suele ocurrir es que uno coloca en la lista tareas diarias actividades a un nivel alto. Por ejemplo, tienes en la lista de hoy que tienes que llevar el coche al taller. Cuando revisas esta lista y te encuentras con esa tarea, te das cuenta que no sabes el teléfono del taller. Entonces modificas la lista y colocas para el día siguiente "buscar el teléfono del taller". Al día siguiente te das cuenta que el teléfono lo tiene un amigo tuyo y que no tienes a mano su teléfono. Cuando realices listas a corto plazo debes ser lo más explicito posible, de esta manera podrás realizar dicha tarea. La tarea deberían ser varias tareas "Buscar el teléfono de Javier para pedirle el teléfono del taller", "Llamar al taller y pedir cita".

El mejor momento para preparar la lista es antes de irse a dormir el día anterior. Al despertarse en la mañana se debería leer, para que puedas salir de casa con todo lo que necesitas. Al final del día, actualizas las actividades que no pudiste hacer, consultas tu lista semanal y preparas la del día siguiente.

Otra utilidad de las listas es para recuperar el foco. Con el día a día es muy común perder el foco de tu objetivo a largo plazo. Esto hace que empieces a preocuparte por cosas que realmente no son importantes. Es por este motivo que es recomendable sentarse de vez en cuando a analizar la situación. Escribe en un papel cuales son los flancos que tienes abiertos, cuales son los retos y problemas a los que te estas enfrentando. Contrasta esas listas con tus objetivos a medio y largo plazo. Asigna prioridades y actualiza los objetivos que tengas que actualizar. Esto te permitirá dedicar tus esfuerzos a aquellas cosas que son realmente importantes para ti, es decir, las que te acercan a tus objetivos.