Gestiona tu empresa desde la nube

Generalmente los comienzos son duros y el motivo es porque no se dispone de los recursos suficientes, lo que te fuerza a no adquirir las herramientas apropiadas para llevar tu negocio.

Al comienzo, todos compramos un ordenado, pero en lo relativo a las aplicaciones necesarias para gestionar tu negocio tienes que recurrir a soluciones válidas pero precarias, como, por ejemplo, llevar la facturación en una hoja de cálculo o gestionar las acciones de atención a tus prospectos y clientes con la ayuda de un cuaderno.

La ausencia de herramientas apropiadas para la gestión de tu negocio: contabilidad, facturación, nómina, CRM, etc., hace que unos este más expuesto a errores y que sea más difícil lograr tus objetivos.

Las herramientas de gestión solían requerir de una infraestructura tecnológica fuerte y la adquisición de licencias de software, lo que se traduce en una gran inversión económica inicial, y un pago periódico por concepto de mantenimiento y soporte. Lo cual es difícilmente asumible por una pequeña nueva empresa.

Por suerte para todos, existe un gran número de proveedores que ofrecen sistemas para gestionar negocios alojadas en la nube, en internet, y que además uno paga en función del uso que haga de la aplicación.

Esto representa una excelente oportunidad para las nuevas empresas, ya que lo único que se requiere es de un ordenador con acceso a internet para poder hacer uso del sistema. Además, al no haber una inversión inicial ni existir compromiso de permanencia, en el caso que no estés satisfecho con el servicio o funcionamiento del sistema, se puede dar de baja momento y comenzar con otro.

Algunos ejemplos de estos sistemas:

• CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN: Reviso – www.reviso.es

Reviso es una plataforma de contabilidad y Facturación que permite trabajar de forma colaborativa entre la compañía y la persona que le lleva la contabilidad, evitando la necesidad del envío de la documentación generada (facturas, tickets, etc.).

Reviso ofrece también la posibilidad de incorporar el módulo de Gestión de Proyectos, el cual te suministra información detallada de la rentabilidad de tus proyectos y la gestión de los recursos asociados.

Reviso permite la integración con otros sistemas mediante un conjunto de APIs.

• NÓMINA: eNomina – www.enomina.net

Entre los servicios ofrecidos por eNomina está la de externalización la gestión de las nóminas, permitiendo un Asesor Laboral de eNomina genere y verifique las nóminas.

La plataforma de eNomina se integra con Reviso, facilitando y reduciendo los errores, en la emisión de las nóminas y su contabilización.

• CRM: webCRM - www.webcrm.com

Una de las actividades críticas de una empresa es la gestión de sus clientes, tanto los actuales como los potenciales. Con webCRM podrás llevar un seguimiento de las actividades relacionadas con tus clientes, al tiempo que mantienes centralizada toda la información sobre ellos.

El sistema se sincroniza con Reviso para el flujo de información sobre clientes, pedidos y ventas, facilitando el proceso de facturación y contabilización.

• TIENDA ONLINE: PrestaShop - www.prestashop.com

La ultima plataforma que haré mención aquí, aunque es de gran importancia para el negocio, es la gestión de una tienda online. PretaShop te facilita la creación y gestión de tu tienda online.

Esta plataforma está integrada tanto con webCRM para todo lo relacionado con los clientes y pedidos de compra, y también relacionado con Reviso, para la correcta contabilización del proceso comercial.

Resumen:

Gracias a la tecnología, los empresarios pueden hacer uso de plataformas y sistemas sofisticados y versátiles, desde cualquier sitio, de forma rápida y segura, optimizando sus procesos de negocio y con una inversión mínima, incluso nula.

La base del Liderazgo

Muchas personas piensan que por ser “jefes” ya son líderes. Un Jefe hace que las personas hagan lo que les dice simplemente por la autoridad jerárquica que posee en el organigrama de la empresa. El líder lo logra simplemente porque la gente cree en él.

Ahora bien, una persona que logra que un grupo haga lo que él dice puede ser realmente consideradas líderes. Hay personas que por su forma de ser, hablar o actuar pueden motivar a unas personas en un momento dado, pero al poco tiempo resulta que la gente deja de seguirle y de considerar sus propuestas.

En cambio existen algunas personas que incluso después de un revés, aun le siguen apoyando y siguiendo. Estos son los que realmente se pueden considerar como líderes.

Por otro lado, un buen manager es aquel que, haciendo uso de los recursos que dispone, logra alcanzar los objetivos en los plazos y condiciones indicadas. Pero no necesariamente puede considerársele un líder, ya que las motivaciones de las personas de su equipo pueden no ser necesariamente las de seguirle a toda costa.

El líder es aquella persona que logra que otros les sigan por el simple hecho de ser él el que les pide que lo hagan. Esos seguidores creen en lo que el dice porque está persona es una persona de principios, los cuales son compartidos por sus seguidores. Este es el motivo: los Principios.

Todas las personas deberían tener sus propios Principios, cosas en las que cree y que deben de ejercer de brújula en las distintas bifurcaciones que se presentan en la vida. Si tú necesitas dinero y uno de tus principios es la honradez, nunca deberías considerar la posibilidad de robar para alcanzar tu objetivo.

Pero no sólo es necesario decir que se tienen Principios, sino que también hay que demostrarlo. Algunos supuestos líderes dicen defender unos Principios, con el fin de tratar de atraer grupos personas, pero luego cambian a otros principios para atraer también a otro grupo, tal como decir Groucho Marx: “Estos son mis Principios, pero si no le gustan tengo otros”. En el momento que un seguidor se da cuenta que su supuesto líder no posee los principios que supuestamente tenía, entonces deja de seguirle. Por desgracia, a algunos seguidores les cuesta darse cuenta de la farsa, convirtiéndose más en un fanático que un seguidor, llegando incluso a cambiar sus propios Principios.

Si quieres ser un líder, lo primero que tienes que hacer es identificar cuales son tus principios y trabajar siempre en base a ellos. Luego adquiere aquellos hábitos que harán de ti una persona realmente efectiva (Stephen Covey), como por ejemplo:

• Proactividad: No esperes a que te digan lo que hay que hacer. Básate en los principios de Responsabilidad e Iniciativa.

• Tener un fin en mente: Saber siempre a donde te diriges. Principios de Visión y Valores.

• Primero lo primero: Hacer lo que hay que hacer cuando haya que hacerlo. Integridad y Ejecución.

• Pensar Ganar – Ganar: Buscar soluciones en los que todos ganen. Respeto y Beneficio mutuo.

• Primero entiende y luego hazte entender – Si no entiendes a los demás no podrás hacerte entender. Entendimiento mutuo.

• Sinergia – Construir a partir de los aportes de otros. Cooperación creativa.

• Aprendizaje continuo – No pares de estudiar. Renovación.

Al poco tiempo te darás cuenta que eres una persona respetada y seguida. No los defraudes y sigue tus Principios.

No te rindas

Si en un momento dado, te siente deprimido, piensas que no hay salida y que no puedes seguir adelante... no te rindas. Tienes que seguir intentándolo, ya que de lo contrario te quedarás abajo.

Quisiera compartir contigo este vídeo. Advierto que es fuerte, impactante. Posee un fuerte componente emocional y motivador. El vídeo está en inglés. Conseguí una versión resumida con subtítulos en español, pero preferí colocar la versión completa en inglés.

Qué lo disfrutes:

Los mayores obstáculos al éxito

(Descarga el mp3 de este artículo)

Los mayores obstáculos que encontrarás en tu camino hacia el éxito son dos: el miedo al fracaso y el miedo al rechazo.

El miedo al fracaso es lo primero que sientes cuando te viene una buena idea. Escuchas esa voz interior que te dice: ¡No puedes!

Supongamos que tengo un poder especial con el que puedo hacer que las ideas que escribas en un papel en los siguientes 60 segundos, las puedas realizar sin ningún problema. Anímate y escríbelas. Escribe aquellos proyectos que siempre has querido realizar, pero que por algún motivo no has puesto en marcha.

Si has podido escribir esa lista te felicito, has creado tu lista de los próximos proyectos que vas a emprender. Si no la has escrito, te recomiendo que leas mi artículo “No esperes más” y que escribas la lista!

El miedo al rechazo viene por estar pendiente de las críticas de otras personas, preocupado por lo que podrían pensar de ti.

No seas ególatra. ¿Tú crees que la gente está siempre pensando en ti y en lo que haces o dejas de hacer? Existen las personas que se sienten mejores que todo el mundo, y hagas lo que hagas será criticado igual. A esa gente no hay que darle importancia, no se la merecen. Después están las personas que quieren y confían en ti. Ellos te apoyaran en todo lo que hagas. Finalmente está el resto de las personas. Estoy seguro que te ofendería saber lo poco que piensan en ti.

La mejor forma acabar con el miedo es enfrentándose a él. El fracaso es una actividad más en el proyecto del éxito, o acaso piensa que todos los descubrimientos de Edison tuvieron éxito al primer intento?

Tu puedes hacer lo que quieras, y te da igual lo que piensen los demás. Tarde o temprano ellos cambiarán su forma de pensar, por lo que no debes organizar tu vida alrededor de algo que cambia constantemente. Siempre habrá gente que no estará de acuerdo con lo que pienses.

La historia esta llena de frases célebres:

- “Los ordenadores del futuro no pesaran más de 1,5 toneladas” – Popular Mechanics, adelantando el vertiginoso avance científico, 1949

- “Creo que hay un mercado mundial de quizás unos cinco ordenadores” – Thomas Watson, chairman de IBM, 1943.

- “Me he viajado este país de arriba abajo, hablado con los ejecutivos más importantes y con los mejores técnicos, y os puedo asegurar que el proceso automático de datos es una chapuza que no va a durar más de un año” – El editor de libros sobre empresas de Prentice Hall, 1957

- “Pero... para que nos van a servir? – Ingeniero de la Advanced Computing Systems Division de IBM, hablando de los microchips, 1968

- No existe una sola razón por la cual alguien quisiera tener un ordenador en su casa” – Ken Olson, presidente, chairman y fundador de Digital Equipment Corp. 1977

- “Este aparato llamado teléfono tiene demasiados problemas para ser seriamente considerado como un medio de comunicación. El aparato no tiene ningún valor inherente para nosotros.” – Western Union internal memo, 1876

- “La caja musical sin cables no tiene ningún tipo de valor comercial. Quien iba a pagar por un mensaje que no este siendo mandado a nadie en particular?” – David Sarnoff’s Associates en respuesta a la propuesta de invertir en la radio, en la década de 1920.

- “El concepto es interesante y bien formado, pero para recibir una nota mayor que un BIEN, la idea ha de ser practicable” – Un profesor de Yale University respondiendo al trabajo escrito por Fred Smith en el que exponía la idea de un eficaz servicio de correo “overnight”. Fred Smith acabó fundando Federal Express Corp.

- “Quien demonios va a querer oír habla a los actores?” – H.M. Warner, Warner Brothers, 1927

- “No nos gusta su música, y aparte, la guitarra es un instrumento en vías de extinción” – Decca Recording Co. cuando rechazaron un contrato con los Beatles en 1962

- “Es imposible crear aparatos que vuelen y que sean más pesados que el aire” – Lord Kelvin, presidente Royal Society, 1895

- “Y fuimos a Atari y dijimos ‘¡Ey!, tenemos este aparato, incluso construido con algunas partes vuestras, que tal si nos echan una mano? O si no, os damos la máquina a vosotros. Tan sólo queremos que se haga una realidad. Danos una paga y trabajaremos para ti’... Atari dijo ‘No’. Total que fuimos a Hewlett-Packard y nos contestaron ‘Eh, no os necesitamos, ni siquiera tenéis aun una carrera’” – Steve Jobs, fundador de Apple, en su intento de conseguir que Atari y HP se mostrasen interesados en el ordenador personal que él y su compañero Steve Woznial acababan de diseñar.

- “¿Cavar para encontrar petróleo? ¿Quiere decir agujerear la tierra para buscar y encontrar petróleo? Usted está como una regadera!” – Escavadores que Edwin L. Drake intentó reclutar para llevar a cabo su proyecto de encontrar petróleo bajo la tierra en 1859.

- “Los aeroplanos son juguetes interesantes, pero sin ningún valor militar” – Marechal Ferdinand Foch, profesor de estrategia, Ecole Superieure de Guerre

- “Todo lo que se podía inventar, ha sido ya inventado” – Charles H. Duell, comisionario, U.S. Office of Patents, 1899

- “La teoría de los gérmenes de Louis Pasteur no es sino una ficción ridícula” – Pierre Pachet, profeso de Fisiología de Toulouse, 1872

- “El abdomen, el pecho y el cerebro serán siempre inaccesibles al conocimiento y al cirujano” – Sir John Eric Ericksen, cirujano británico, nombrado Surgeon-Extraordinary to Queen Victoria 1873

- “640K de memoria debería ser suficiente para cualquiera” – Bill Gates, 1981.

Hace algunos años yo tuve una experiencia similar a estas frases célebres, y lamento no haber tenido la madurez y experiencia necesaria para llevar el proyecto a cabo. Yo trabajaba en una compañía que disponía de un sistema de ofimática que permitía enviar correos electrónicos entre los empleados. Estoy hablando del año 1992, la Internet estaba en pañales y en España ni se conocía. Un día, reunido con unos compañeros, se me ocurrió comentar la idea de crear una compañía que permitiera a sus clientes utilizar este sistema, conectándose vía telefónica, y enviarse correos electrónicos entre ellos. Así no sería necesario imprimir el documento para enviarlo por fax, sino que directamente, con el procesador de palabras, se podría enviar a la otra compañía, y estos, a su vez, lo tendrían en formato electrónico. Contándolo ahora suena obvio y natural, pero en esa época era como ciencia ficción. La respuesta que obtuve entonces de mis compañeros fue: “¿quién va a querer utilizar ese servicio, existiendo el fax?”.

Creo que la idea está clara. Si algún genio o inventor se hubiese parado a escuchar lo que “los demás” tenían que decir, creo que aun estaríamos viviendo en las cavernas.

Por favor, no me tomes por el otro extremo. Es natural tener miedo, incluso es hasta bueno tenerlo. Pero que ese miedo no sea la causa para que ni siquiera te plantees tus proyectos y luches por ellos. La idea NO es lanzarse al vacío, ni tampoco dejar de escuchar consejos. La idea es que te plantees tus proyectos y los consultes con otros, pero que al final utilices tú criterio, visión y fe para seguir adelante.

Actuar como si ya lo fueras

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Como todo buen profesional, tu has planificado tú carrera y conoces perfectamente cual es el siguiente escalón de tu escalera que te llevará a tu objetivo. Supongamos que quieres ser un Jefe de Equipo.

¿Cómo piensas convertirte en Jefe de Equipo? Obviamente, cuando la persona responsable de seleccionar Jefes de Equipos te seleccione. Y ¿cómo puedes hacer que esa persona te seleccione? Cuando demuestres que tienes la capacidad y el potencial necesario para desempeñar ese puesto. Entonces, ¿qué tienes que hacer para demostrar que cumples con los criterios de selección?: actuando como lo hace un Jefe de Equipo, ¡aunque no lo seas aun!

Cuando escuche todo eso por primera vez, me dije a mi mismo: “¡que estupidez! Es lógico que si actúo como tal podré ser elegido para ese puesto. Es de sentido común.” Pues claro que es de sentido común pero cuando las cosas son tan obvias no nos paramos a pensar en ello. Ese es el peligro de ser “Inconscientemente Capaces”.

Recuerda las cuatro etapas del aprendizaje:

- Inconscientemente Incapaz: No sabes que no puedes hacer algo. Un niño cree que puede conducir un coche, hasta que se sienta ante el volante.

- Conscientemente Incapaz: Sabes que no puedes (aun) hacer algo.

- Conscientemente Capaz: Sabes todo lo que tienes que hacer y debes pensar en ello antes de hacerlo. Cuando comienzas a conducir piensas explícitamente en los pasos que tienes que dar.

- Inconscientemente Capaz: Cuando adquieres destreza, no tienes que pensar en los pasos a dar, simplemente los haces. Es aquí cuando vienen los accidentes, ya que pierdes la concentración y te distraes.

Para poder avanzar en tu carrera hacia el éxito hay que pararse un rato y pensar en lo que deseas y en los pasos que tienes que dar. Uno de los objetivos de este blog es ayudarte a pensar, a recuperar la concentración, y que puedas organizarte e identificar los pasos a seguir.

¿Qué tiene un Jefe de Equipo que tú no tengas? ¿Qué hace un Jefe de Equipo que tú no haces (aun)? ¿Cómo reacciona un Jefe de Equipo ante las diversas situaciones que se le presentan?

Busca las respuestas a esas preguntas y adquiere los conocimientos necesarios para desempeñar ese puesto que deseas. Entonces, actúa como si ya lo fueras y cuando llegue la oportunidad, tú serás uno de los candidatos. Y si te preparas bien, tú serás el seleccionado.

Cuando digo que actúes, no te estoy diciendo que mientas, ni que realices las tareas de otra persona. Debes gestionar adecuadamente tu área de influencia para evitar problemas con tus compañeros. Ten en mente que al actuar “como si ya lo fueras” estás alcanzando dos objetivos: estás demostrando tu capacidad para el puesto y estás adquiriendo el hábito de hacer lo que debes hacer en ese puesto deseado.

Recuerda que la suerte es estar en el sitio adecuado en el momento adecuado y estar PREPARADO. Que triste sería estar en el lugar y momento adecuado y ver pasar la oportunidad, simplemente porque no estabas preparado.

No esperes más y ponte manos a la obra, ya que de ti depende el éxito en tu vida.

Planes de contingencia: ¿Qué pasaría si ...

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Todo plan debe tener planes de contingencia, planes a ser ejecutados en el caso que las cosas no ocurran como se espera.

¿Qué sucedería si la fecha de entrega del material se demora una semana más? ¿Qué podríamos hacer si ese día llueve? ¿Y si en medio de la presentación nos quedamos sin electricidad?

Es cierto que la cantidad de cosas que pueden ir mal es infinita y que es imposible planificar las acciones a realizar en cada una de ellas, pero esto nunca debe ser la excusa para no preparar planes de contingencia.

En toda planificación existen actividades críticas, no sólo las relacionadas con el cumplimiento de las fechas claves, sino también aquellas cuyo resultado garanticen la consecución del objetivo buscado.

Para esas actividades críticas es necesario identificar un conjunto de aspectos que pudieran salir mal. A cada unos de esos aspectos se le asignaría una probabilidad de ocurrencia: ¿cuál es la probabilidad de que eso pueda ocurrir?

Con el listado total de todos los posibles inconvenientes que pudieran surgir, se deben buscar relaciones entre ellos, ya que probablemente algunos de ellos estén relacionados y se puedan preparar caminos alternativos comunes.

Debido a limitaciones de tiempo y recursos (humanos, económicos, etc.) no se podrán definir planes de contingencia para todos los problemas identificados, por lo que será necesario establecer un umbral para discriminar aquellos eventos que serán considerados inicialmente. El resto de los eventos se deberán mantener a mano para las subsiguientes revisiones del plan.

Para los eventos identificados se deberá definir un plan e incluir estas actividades en el plan original, de modo que de llegar el momento de que un plan de contingencia deba ser activado, se pueda disponer todo lo necesario para su ejecución.

Un ejemplo: supongamos un hotel de gran tamaño y que los autobuses llegan constantemente llenos de clientes que tienen sus reservas. ¿Qué sucedería si se quedan sin sistema informático debido a un problema en la red de comunicaciones? Conozco un hotel de un famoso sitio de vacaciones que posee un plan de contingencia para esta eventualidad. Cuando esto ocurre, las personas de la recepción reciben un inmenso listado en papel con la información de los clientes esperados para ese día. Contado así, la solución es obvia, pero si no se hubiese considerado este plan en un principio, no sería posible disponer de dicho listado. Es por este motivo que entre las tareas a realizar en este hotel se encuentra la de generar este listado periódicamente, aunque en la gran mayoría de los casos no se utilice.

Para cada uno de los posibles problemas se deberá establecer el criterio que hará que se ponga en marcha el plan alternativo. En el ejemplo anterior, el criterio es quedarse sin sistema, pero en otros casos puede ser el nivel de respuestas recibidas, la cantidad de stock disponible, la temperatura de algún dispositivo, etc.

En la planificación hay que incorporar hitos de control, en los que se revisará la situación del plan y de los criterios de control. En estos puntos de control se puede determinar si se dejan de realizar algunas actividades necesarias para un plan de contingencia específico, o si es necesario abandonar el plan original y continuar por otro alternativo o si es necesario definir planes de contingencia para situaciones que originalmente no llegaban al umbral de probabilidades, pero que los cambios en el entorno o el desarrollo del plan original ha hecho que su probabilidad de ocurrencia suba.

Otro ejemplo: en la preparación de un evento de marketing se espera que la audiencia sea de 100 personas, lo que obliga obviamente a disponer de un local para albergar a dicho aforo. ¿Qué sucede si reciben 200 solicitudes? ¿Qué sucede si sólo confirman 50?

Si se tienen más solicitudes se podría rechazar las sobrantes, pero sería una pena perder todos esos posibles compradores; se podría buscar una sala con mayor aforo, pero no se puede cambiar el lugar de reunión; se podría realizar otra sesión a otra hora o día, pero quizás no les interese dicho cambio.

Si se tienen muchas menos solicitudes, los asistentes percibirían una mala imagen de la compañía al ver una sala medio vacía. Se podría colocar algunos tabiques que hagan el recinto más pequeño.

En todos los casos existen múltiples soluciones, pero cada una tendría consecuencias positivas y negativas. Lo cierto es que para lograr el resultado deseado es necesario estar preparado con antelación.

Se podría definir una alarma en relación a la cantidad de solicitudes recibidas en la mitad del período de inscripciones: Si al pasar 7 días desde la fecha de inicio de recepción de solicitudes, las respuestas recibidas es menor al 20% del total de plazas, entonces se incluyen 200 nombres más a la lista de empresas a invitar.

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La identificación de las actividades críticas, la definición de los planes de contingencia y el establecimiento de los criterios que activarán dichos planes, requieren de experiencia, sentido común y de tener claramente definidos y cuantificados los objetivos buscados.

Recuerda: errar en la planificación es planificar para errar. El preparar un plan no implica que todo saldrá como se desea, pero el no prepararlo puede hacer que las cosas no funcionen.

Primero lo primero

Los comentarios que incluyo se basan en mi lectura del libro de Steven Covey "First things first". No pretendo que sea un resumen completo del libro, pero si ilustrar la idea central.

Lo primero es diferenciar lo que es importante de lo que es urgente. No es lo mismo. Un teléfono sonando requiere ser atendido, por lo que se puede considerar como urgente, pero no es necesariamente importante. Por otro lado, el asistir a un evento escolar de tu hijo es importante, pero no necesariamente urgente. ¿Serías capaz de clasificar las actividades que realizas en un día en relación a estos dos parámetros?

Si creas una lista de todas las actividades que haces en un día y las clasificas en función de su urgencia y su importancia obtendrás un resultado interesante.

Luego colócalas en un cuadrante como el siguiente:


Las actividades que se encuentran en el cuadrante I representan actividades relacionadas con crisis, problemas, "fuegos que apagar", fechas límites de proyectos, reuniones, etc. En muchas ocasiones nuestras vidas son controladas por estas actividades y no nos dejan tiempo para nada más.

En el cuadrante II se encuentran actividades que nos ayudan a prepararnos y prevenir problemas futuros. Son actividades como la planificación, establecimiento de relaciones, preparación y actividades familiares.

El cuadrante III contiene actividades que generalmente frenan nuestra productividad. Son llamadas de teléfono que te distraen de tus actividades, reuniones a las que tienes que asistir y que no tienen nada que ver con lo que tienes que hacer, algunas actividades populares que no te aportan nada.

Finalmente, el cuadrante IV son actividades realmente inútiles, tareas que no aportan nada a tu vida profesional ni personal. Ver correos basura, no hacer nada, juegos tontos en internet, etc.

Con esto no quiero decir que uno no debe jugar en internet. En algunos momentos es necesario romper con la actividad y relajarse, y para algunas personas jugar en internet cumple con ese cometido, digamos que es importante para ese momento, por lo que entraría en otro cuadrante... pero no te engañes mucho.

Para poder calificar correctamente las actividades que realizas y que debes realizar, debes tener siempre en mente cual es tu objetivo, que es lo que estás buscando.

En el libro se cuenta una historia de un profesor que llega a clase con un envase grande de cristal. El profesor saca de un cajón unas cuantas piedras grandes y las coloca sobre la mesa y comienza a meterlas, una a una en el tarro. Cuando las piedras llegan al tope, entonces le pregunta a los niños si el envase está lleno, a lo que los alumnos responden todos al unísono que si.

Entonces el profesor saca una bolsa con unas piedras más pequeñas y las va metiendo en el envase. Estas piedras más pequeñas se meten entre los espacios que dejaron las piedras grandes y van llenando el envase. Al final, el profesor repite la pregunta y los niños, dudando un poco, responden que si.

A continuación, el profesor saca una bolsa de arena y repite el procedimiento. La arena se cuela entre los espacios, llenándolos completamente. El profesor repite la pregunta pero los alumnos no saben que responder, incluso algunos dicen que no esta lleno.

Efectívamente, dice el profesor, y saca una jarra de agua, vertiendo su contenido en el tarro.

El profesor entonces explica que las piedras grandes son las cosas importantes de la vida, las cosas que realmente nos gustan y deseamos. y que los demás elementos van representando respectivamente las cosas de menor importancia. La conclusión es que debemos asignar nuestro tiempo a las tareas que son realmente importantes para nosotros, que las otras actividades encontran su espacio. Si se metieran los ingrediente en orden inverso, nunca podrías introducir las actividades importantes.

Lo ideal sería que la mayor parte de nuestro tiempo lo dedicáramos a actividades del cuadrante II, ya que ese es el cuadrante de la calidad, de la mejora. Esas son las piedras grandes de nuestro ejemplo. Es importante dejar tiempo también para las otras actividades, ya que sabes que ocurrirán.

Nunca llenes completamente tu agenda. ¿Cuál debería ser la proporción entre los tiempos asignados a cada tipo de actividad? Eso es algo que tendrás que descubrir por ti mismo, la propia experiencia te irá indicando como estructurar tu tiempo, pero primero debes hacer los primero.

Una cosa más, piensa que muchas de las actividades del cuadrante I estuvieron en un momento dado en el cuadrante II.

Diseña tu futuro

Mucha gente vive su vida tal y como le viene, las cosas ocurren y ellos reaccionan. Seguro que su vida está llena de emociones, nunca saben a donde van. Es como si estuviesen en medio del Atlántico en un velero, sin saber a donde van ni cuando llegaran. En especial, esto último será difícil de determinar, ya que no saben lo quieren y no tienen forma de saber cuando si lo han encontrado.

Para alcanzar el éxito es importante saber qué es el éxito.

• ¿Qué es lo que quieres?

Si eres capaz de de describir lo que significa el éxito para ti, es muy importante que le pongas fecha, que determines un plazo de tiempo para alcanzarlo, ya que al hacerlo estas convirtiendo un deseo en un objetivo.

El siguiente paso es imaginarse en ese punto en el tiempo. Te tienes que ver en esa situación y describir como te sientes, que haces, con quien estas, como se sienten los que están contigo, cuantificar tus logros, disfrutar de esa sensación, en otras palabras, vive ese momento.

Esa vivencia es la que te motivará a seguir adelante cuando tropieces, porque la verdad es que tropezaras, muchas veces, y será muy duro. Las cosas se complicarán y ocurrirán hechos que no esperabas, hechos de gran trascendencia. Esa visión que realizas de tu momento de éxito deberá ser lo suficientemente fuerte para lograr que te levantes y sigas adelante. Si la visión no es fuerte, probablemente eso que has descrito como éxito no sea lo que realmente estas buscando.

Es muy importante que la descripción de lo que consideras éxito, junto con la descripción de todo lo que rodea a ese éxito lo pongas por escrito. Escríbelo en presente y en primera persona. Escribelo como si ya estuvieses allí. Escríbelo como si se lo contaras a alguien que quieres mucho y que deseas que alcance también ese éxito. Escríbelo para motivar lo suficiente a esa persona para que esté dispuesta a luchar y enfrentarse a todos los obstáculos que se le pondrán enfrente.

Ahora tienes que identificar las cosas que tienen que ocurrir para llegar a esa situación de éxito.

• ¿Cuáles son los pasos intermedios desde ahora hasta ese momento?
• ¿Qué estudios tienes que realizar?
• ¿En qué debes especializarte?
• ¿Donde debes trabajar?
• ¿A que grupo de personas debes conocer?
• ¿Qué comunidad de personas debes frecuentar?
• ¿Qué técnica debes perfeccionar?.

Esa lista de actividades debes escribirla y tratar de darle un orden cronológico. Describe cada una de esas actividades de modo que alguien pueda entender a que te refieres. Trata de cuantificar cualquier valor: la cantidad de dinero que pretendes ganar, el peso que deseas tener, etc. Finalmente asígnale a cada actividad una fecha en la que deberías hacer alcanzado ese hito, para que el objetivo final, tu éxito, sea posible en la fecha que indicaste al comienzo.

Es muy importante que las fechas sean realistas. Uno no puede convertirse en físico nuclear en 3 semanas. Tampoco es bueno presionarse mucho, ya que puede ser desmotivador. Trata de colocar fechas alcanzables y reajusta las fechas que tengas que cambiar, incluso la fecha del éxito final, para que todo tenga sentido.

Te recomiendo que lo escribas en un ordenador, para que puedas modificar he ir añadiendo actividades sin mayores problemas.

Finalmente, toma la actividad más cercana y desglósala en tareas más específicas que te acerquen a la culminación de esa actividad. Ponle fechas de culminación a esas tareas.

Cuando lo tengas listo habrás planificado tu futuro. Esto no quiere decir que mágicamente todo saldrá según lo planeado. Lo que este plan representa es una guía para alcanzar lo que deseas. Primero que todo, ya sabes que es lo que deseas y tienes la motivación para alcanzarlo. Sabes los pasos que tienes que dar y tienes la motivación para darlos. Incluso, has descrito tareas más cercanas, tareas que puedes hacer ahora mismo y que te irán acercando al éxito buscado.

En el momento que tengas un obstáculo o que tengas que tomar una decisión, recurre a tu plan y analiza la situación. Si es necesario realizar cambios al plan, puedes hacerlo y luego reajusta las fechas. Pero trata de no rendirte muy pronto. Lee detenidamente como es tu éxito, revive ese momento, utiliza las descripciones que añadiste al plan, eso debería motivarte.

Se puede dar el caso, al revisar tu plan, que esa meta, ese éxito ya no te motive lo suficiente. ¿Qué haces? !Cámbialo!. Es tu futuro. Recueda que ese plan es una guía que te ayudará a alcanzar los que quieres. Repito "que te ayudará".

Recuerda, es muy importante describir ese éxito que buscas y deseas... ¿lo deseas?¿realmente lo deseas?¿qué estas dispuesto a hacer para alcanzarlo?¿Estas dispuesto a sacrificar tu tiempo?¿sacrificar a tus amigos?... si no estas dispuesto a sacrificar nada, entonces quizás has enfocado o descrito mal tu éxito. Trata de nuevo.

Pienso que es mucho mejor que cada uno diseñe su futuro y trabaje para alcanzar su objetivo, en lugar de despertarse cada día para ver que te depara el destino.