Primero lo primero

Los comentarios que incluyo se basan en mi lectura del libro de Steven Covey "First things first". No pretendo que sea un resumen completo del libro, pero si ilustrar la idea central.

Lo primero es diferenciar lo que es importante de lo que es urgente. No es lo mismo. Un teléfono sonando requiere ser atendido, por lo que se puede considerar como urgente, pero no es necesariamente importante. Por otro lado, el asistir a un evento escolar de tu hijo es importante, pero no necesariamente urgente. ¿Serías capaz de clasificar las actividades que realizas en un día en relación a estos dos parámetros?

Si creas una lista de todas las actividades que haces en un día y las clasificas en función de su urgencia y su importancia obtendrás un resultado interesante.

Luego colócalas en un cuadrante como el siguiente:


Las actividades que se encuentran en el cuadrante I representan actividades relacionadas con crisis, problemas, "fuegos que apagar", fechas límites de proyectos, reuniones, etc. En muchas ocasiones nuestras vidas son controladas por estas actividades y no nos dejan tiempo para nada más.

En el cuadrante II se encuentran actividades que nos ayudan a prepararnos y prevenir problemas futuros. Son actividades como la planificación, establecimiento de relaciones, preparación y actividades familiares.

El cuadrante III contiene actividades que generalmente frenan nuestra productividad. Son llamadas de teléfono que te distraen de tus actividades, reuniones a las que tienes que asistir y que no tienen nada que ver con lo que tienes que hacer, algunas actividades populares que no te aportan nada.

Finalmente, el cuadrante IV son actividades realmente inútiles, tareas que no aportan nada a tu vida profesional ni personal. Ver correos basura, no hacer nada, juegos tontos en internet, etc.

Con esto no quiero decir que uno no debe jugar en internet. En algunos momentos es necesario romper con la actividad y relajarse, y para algunas personas jugar en internet cumple con ese cometido, digamos que es importante para ese momento, por lo que entraría en otro cuadrante... pero no te engañes mucho.

Para poder calificar correctamente las actividades que realizas y que debes realizar, debes tener siempre en mente cual es tu objetivo, que es lo que estás buscando.

En el libro se cuenta una historia de un profesor que llega a clase con un envase grande de cristal. El profesor saca de un cajón unas cuantas piedras grandes y las coloca sobre la mesa y comienza a meterlas, una a una en el tarro. Cuando las piedras llegan al tope, entonces le pregunta a los niños si el envase está lleno, a lo que los alumnos responden todos al unísono que si.

Entonces el profesor saca una bolsa con unas piedras más pequeñas y las va metiendo en el envase. Estas piedras más pequeñas se meten entre los espacios que dejaron las piedras grandes y van llenando el envase. Al final, el profesor repite la pregunta y los niños, dudando un poco, responden que si.

A continuación, el profesor saca una bolsa de arena y repite el procedimiento. La arena se cuela entre los espacios, llenándolos completamente. El profesor repite la pregunta pero los alumnos no saben que responder, incluso algunos dicen que no esta lleno.

Efectívamente, dice el profesor, y saca una jarra de agua, vertiendo su contenido en el tarro.

El profesor entonces explica que las piedras grandes son las cosas importantes de la vida, las cosas que realmente nos gustan y deseamos. y que los demás elementos van representando respectivamente las cosas de menor importancia. La conclusión es que debemos asignar nuestro tiempo a las tareas que son realmente importantes para nosotros, que las otras actividades encontran su espacio. Si se metieran los ingrediente en orden inverso, nunca podrías introducir las actividades importantes.

Lo ideal sería que la mayor parte de nuestro tiempo lo dedicáramos a actividades del cuadrante II, ya que ese es el cuadrante de la calidad, de la mejora. Esas son las piedras grandes de nuestro ejemplo. Es importante dejar tiempo también para las otras actividades, ya que sabes que ocurrirán.

Nunca llenes completamente tu agenda. ¿Cuál debería ser la proporción entre los tiempos asignados a cada tipo de actividad? Eso es algo que tendrás que descubrir por ti mismo, la propia experiencia te irá indicando como estructurar tu tiempo, pero primero debes hacer los primero.

Una cosa más, piensa que muchas de las actividades del cuadrante I estuvieron en un momento dado en el cuadrante II.