Planes de contingencia: ¿Qué pasaría si ...

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Todo plan debe tener planes de contingencia, planes a ser ejecutados en el caso que las cosas no ocurran como se espera.

¿Qué sucedería si la fecha de entrega del material se demora una semana más? ¿Qué podríamos hacer si ese día llueve? ¿Y si en medio de la presentación nos quedamos sin electricidad?

Es cierto que la cantidad de cosas que pueden ir mal es infinita y que es imposible planificar las acciones a realizar en cada una de ellas, pero esto nunca debe ser la excusa para no preparar planes de contingencia.

En toda planificación existen actividades críticas, no sólo las relacionadas con el cumplimiento de las fechas claves, sino también aquellas cuyo resultado garanticen la consecución del objetivo buscado.

Para esas actividades críticas es necesario identificar un conjunto de aspectos que pudieran salir mal. A cada unos de esos aspectos se le asignaría una probabilidad de ocurrencia: ¿cuál es la probabilidad de que eso pueda ocurrir?

Con el listado total de todos los posibles inconvenientes que pudieran surgir, se deben buscar relaciones entre ellos, ya que probablemente algunos de ellos estén relacionados y se puedan preparar caminos alternativos comunes.

Debido a limitaciones de tiempo y recursos (humanos, económicos, etc.) no se podrán definir planes de contingencia para todos los problemas identificados, por lo que será necesario establecer un umbral para discriminar aquellos eventos que serán considerados inicialmente. El resto de los eventos se deberán mantener a mano para las subsiguientes revisiones del plan.

Para los eventos identificados se deberá definir un plan e incluir estas actividades en el plan original, de modo que de llegar el momento de que un plan de contingencia deba ser activado, se pueda disponer todo lo necesario para su ejecución.

Un ejemplo: supongamos un hotel de gran tamaño y que los autobuses llegan constantemente llenos de clientes que tienen sus reservas. ¿Qué sucedería si se quedan sin sistema informático debido a un problema en la red de comunicaciones? Conozco un hotel de un famoso sitio de vacaciones que posee un plan de contingencia para esta eventualidad. Cuando esto ocurre, las personas de la recepción reciben un inmenso listado en papel con la información de los clientes esperados para ese día. Contado así, la solución es obvia, pero si no se hubiese considerado este plan en un principio, no sería posible disponer de dicho listado. Es por este motivo que entre las tareas a realizar en este hotel se encuentra la de generar este listado periódicamente, aunque en la gran mayoría de los casos no se utilice.

Para cada uno de los posibles problemas se deberá establecer el criterio que hará que se ponga en marcha el plan alternativo. En el ejemplo anterior, el criterio es quedarse sin sistema, pero en otros casos puede ser el nivel de respuestas recibidas, la cantidad de stock disponible, la temperatura de algún dispositivo, etc.

En la planificación hay que incorporar hitos de control, en los que se revisará la situación del plan y de los criterios de control. En estos puntos de control se puede determinar si se dejan de realizar algunas actividades necesarias para un plan de contingencia específico, o si es necesario abandonar el plan original y continuar por otro alternativo o si es necesario definir planes de contingencia para situaciones que originalmente no llegaban al umbral de probabilidades, pero que los cambios en el entorno o el desarrollo del plan original ha hecho que su probabilidad de ocurrencia suba.

Otro ejemplo: en la preparación de un evento de marketing se espera que la audiencia sea de 100 personas, lo que obliga obviamente a disponer de un local para albergar a dicho aforo. ¿Qué sucede si reciben 200 solicitudes? ¿Qué sucede si sólo confirman 50?

Si se tienen más solicitudes se podría rechazar las sobrantes, pero sería una pena perder todos esos posibles compradores; se podría buscar una sala con mayor aforo, pero no se puede cambiar el lugar de reunión; se podría realizar otra sesión a otra hora o día, pero quizás no les interese dicho cambio.

Si se tienen muchas menos solicitudes, los asistentes percibirían una mala imagen de la compañía al ver una sala medio vacía. Se podría colocar algunos tabiques que hagan el recinto más pequeño.

En todos los casos existen múltiples soluciones, pero cada una tendría consecuencias positivas y negativas. Lo cierto es que para lograr el resultado deseado es necesario estar preparado con antelación.

Se podría definir una alarma en relación a la cantidad de solicitudes recibidas en la mitad del período de inscripciones: Si al pasar 7 días desde la fecha de inicio de recepción de solicitudes, las respuestas recibidas es menor al 20% del total de plazas, entonces se incluyen 200 nombres más a la lista de empresas a invitar.

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La identificación de las actividades críticas, la definición de los planes de contingencia y el establecimiento de los criterios que activarán dichos planes, requieren de experiencia, sentido común y de tener claramente definidos y cuantificados los objetivos buscados.

Recuerda: errar en la planificación es planificar para errar. El preparar un plan no implica que todo saldrá como se desea, pero el no prepararlo puede hacer que las cosas no funcionen.